Le module d'inspection de RealGrip est conçu pour les locaux d'activité. Le type de bien d'un rapport se choisit dans une liste fixe de six valeurs : commerce, bureau, lot, stockage, production ou restauration. Le rapport est bâti là-dessus — surface brute et surface locative comme deux champs distincts, niveau d'étage, code de l'entrée commune, et une section installations pour l'électricité, l'eau, la climatisation et la sécurité incendie. L'évaluation par pièce est neutre : sol, murs, plafond, portes, fenêtres, éclairage, prises électriques et propreté conviennent à n'importe quelle pièce, si bien que vous pouvez aussi enregistrer un logement.
Par pièce, vous notez huit éléments fixes — sol, murs, plafond, portes, fenêtres, éclairage, prises électriques et propreté — avec une note de 1 à 5, ou vous laissez le champ vide si l'élément ne s'applique pas. Chaque élément dispose de son propre champ de remarque. Une photo est toujours rattachée au rapport et peut en outre être rattachée à une pièce, à un constat et à une section. Pour chaque photo, sa provenance est enregistrée : appareil photo, galerie ou téléversement.
Chaque constat est un enregistrement distinct avec une catégorie, un niveau de gravité de faible à urgent, un libellé, un emplacement et le responsable de la remise en état : locataire, bailleur, usure normale ou à déterminer. Les estimations de coûts figurent comme lignes distinctes avec un montant hors TVA, un libellé et un emplacement. Vous pouvez rattacher une telle ligne à un constat, mais ce n'est pas obligatoire.
Le bailleur et le locataire signent chacun à l'écran. Les deux signatures sont conservées avec le rapport sous forme d'image, accompagnées d'un nom et d'une date. Si le locataire refuse de signer, cela est enregistré à deux endroits : auprès des parties et auprès de la signature. À côté de brouillon, signé et archivé, un rapport dispose d'un statut propre pour contesté.
✓Le type de bien d'un rapport se choisit parmi six valeurs fixes, toutes professionnelles : commerce, bureau, lot, stockage, production ou restauration.
✓Vous enregistrez quatre types d'inspections : inspection préalable, état des lieux d'entrée, inspection intermédiaire et état des lieux de sortie — ce dernier est le choix par défaut.
✓Par pièce, vous notez huit éléments fixes de 1 à 5, ou vous laissez un élément vide s'il ne s'applique pas.
✓Chaque constat reçoit une catégorie, un niveau de gravité et un responsable : locataire, bailleur, usure normale ou à déterminer.
✓Les relevés de compteurs, les codes EAN et les clés figurent sur le rapport, y compris l'écart entre les clés remises et les clés restituées.
✓Le bailleur et le locataire signent à l'écran ; si le locataire refuse de signer, cela est enregistré comme un fait.
✓Vous pouvez dicter les constats au lieu de les taper ; la reconnaissance vocale et l'IA remplissent déjà l'élément, l'état et le libellé.
Une inspection est un seul rapport composé de sections fixes : le bien, les parties, les relevés de compteurs, les clés, les pièces, les installations, les constats particuliers et la signature. Voici ce que contient chaque section.
Vous enregistrez d'abord le type d'inspection : inspection préalable, état des lieux d'entrée, inspection intermédiaire ou état des lieux de sortie. S'y ajoute la question de savoir si le locataire part ou au contraire arrive — c'est un champ propre, pas une donnée déduite. Le numéro de bail figure sur le rapport comme texte, avec la date de début et la date de fin de la location à côté. Ce sont des champs propres au rapport et non un renvoi au bail : ce qui figure sur le rapport ne change donc plus si le bail est modifié par la suite.
La section bien contient la rue, le code postal et la ville, ainsi que le nom de l'immeuble, le numéro de lot, le niveau d'étage et le code de l'entrée commune. La surface y figure deux fois : surface brute et surface locative, toutes deux au dixième près. Dans la section parties figurent le bailleur et le locataire comme entreprises avec une personne de contact à côté, le nom de l'inspecteur, et l'indication que le locataire était présent lui-même, s'est fait représenter ou était absent.
L'électricité, le gaz et l'eau reçoivent chacun un relevé, et chacun sa propre case « sans objet ». Les codes EAN de l'électricité et du gaz en font partie, là encore avec leur propre case. Pour les relevés, le moment de la prise de relevé est conservé. Les clés se comptent par ligne : combien ont été remises, combien sont revenues et quel est l'écart. Par ligne, vous enregistrez l'état — bon, endommagé ou non restitué — et s'il s'agit d'un accès commun.
Chaque pièce reçoit huit éléments d'évaluation fixes : sol, murs, plafond, portes, fenêtres, éclairage, prises électriques et propreté. Vous donnez une note de 1 à 5, ou vous laissez le champ vide si l'élément ne s'applique pas, et chaque élément dispose de son propre champ de remarque. Il existe en outre un champ pour des évaluations supplémentaires liées au type de bien, et un champ de remarque général par pièce. Le nom de la pièce et le type de pièce sont des champs de texte libres, et vous pouvez marquer une pièce comme partie commune. Vous n'êtes pas obligé de taper si vous ne le voulez pas : dictez votre constat et l'enregistrement part vers la reconnaissance vocale, après quoi l'IA en extrait l'élément, l'état et le libellé. Ces trois éléments reviennent remplis à l'écran, de sorte que vous pouvez encore les ajuster avant qu'ils ne figurent dans le rapport.
Un constat est un enregistrement distinct qui peut être rattaché à une pièce. Vous choisissez une catégorie — dégâts, élément manquant, travaux non autorisés, saleté, technique ou divers — un niveau de gravité de faible à urgent, et le responsable de la remise en état : locataire, bailleur, usure normale, ou à déterminer. Les estimations de coûts sont des lignes distinctes avec un montant hors TVA, un libellé et un emplacement. Vous pouvez rattacher une ligne à un constat, mais ce n'est pas obligatoire.
Le rapport reçoit une seule appréciation finale parmi quatre valeurs : conforme, défauts, défauts graves ou sous conditions. Ce champ peut rester vide. La signature se fait au moyen de deux signatures enregistrées comme images, chacune accompagnée d'un nom et d'une date. Si le locataire refuse de signer, cela est enregistré séparément. Le rapport est ensuite au statut brouillon, signé, contesté ou archivé.
Le module d'inspection se compose de treize tables qui forment ensemble un seul rapport. Ce que le rapport enregistre séparément pointe vers le local d'activité : le type de bien, deux notions de surface côte à côte, le bailleur et le locataire comme entreprise, une section installations et une section pour les parties communes.
Le type de bien d'un rapport est une liste de choix fixe de six valeurs : commerce, bureau, lot, stockage, production et restauration. Commerce est la valeur par défaut. Logement, appartement, chambre et studio n'y figurent pas. Si vous utilisez le module pour de l'habitation, vous choisissez donc la valeur la plus proche ; le reste du rapport n'est pas lié à ce type de bien.
Le rapport distingue deux notions de surface : la surface brute et la surface locative, chacune dans un champ propre au dixième près. Dans un local d'activité, ce sont deux nombres différents. La même section comporte le niveau d'étage — un champ de texte libre, pas une liste de choix — et le code de l'entrée commune.
Dans la section parties, le bailleur et le locataire figurent tous deux comme raison sociale avec une personne de contact à côté, et non comme un seul nom sur une ligne. Le nom de l'inspecteur y figure aussi. Pour le locataire, il y a un choix entre trois possibilités : présent lui-même, représenté, ou absent. Le refus de signer du locataire figure également dans cette section.
La section installations enregistre si le code d'alarme a été modifié — oui, encore à faire, ou sans objet — et par qui. Les installations elles-mêmes figurent dans le rapport comme état coché par système, avec un champ de remarque par groupe de systèmes : électricité, eau, climatisation, sécurité incendie et divers. Pour les clés, il est en outre indiqué par ligne s'il s'agit d'un accès commun.
À côté des pièces, il existe une section constats particuliers regroupant cinq sujets, chacun avec une liste à cocher et un champ de remarque : travaux non autorisés, peinture, biens laissés sur place, l'extérieur et les parties communes. Cette dernière est prévue pour un lot situé dans un immeuble plus grand. Travaux non autorisés est en outre une catégorie à part entière parmi les constats, à côté de dégâts, élément manquant, saleté et technique.
Un état des lieux ne devient compliqué que lorsque les parties ne sont pas d'accord. Dans ce rapport, presque tout est donc un champ distinct plutôt qu'un texte suivi : le responsable de la remise en état figure par constat, la gravité figure par constat, et le montant figure par ligne, hors TVA. L'appréciation finale est un choix parmi quatre valeurs, pas une phrase. Si le locataire refuse de signer, c'est un fait enregistré et non une signature manquante. Et un rapport dispose d'un statut propre pour contesté, à côté de brouillon, signé et archivé.
Oui, avec une réserve. Le type de bien est une liste fixe de six valeurs professionnelles — commerce, bureau, lot, stockage, production et restauration — c'est donc là-dedans que vous choisissez. L'évaluation elle-même est neutre : sol, murs, plafond, portes, fenêtres, éclairage, prises électriques et propreté conviennent aussi bien à une chambre qu'à un entrepôt. Le nom de la pièce et le type de pièce sont des champs de texte libres.
Quatre : une inspection préalable, un état des lieux d'entrée, une inspection intermédiaire et un état des lieux de sortie. L'état des lieux de sortie est le choix par défaut. Chaque rapport enregistre en outre séparément si le locataire part ou arrive. Un contrôle au milieu de la durée du bail, sans que personne n'entre ni ne sorte, est donc un type de rapport à part entière et non un état des lieux de sortie détourné.
C'est enregistré comme un fait, à deux endroits : auprès des parties et auprès de la signature. La signature du bailleur figure dans un champ propre et reste donc bien dans le rapport. La différence avec un champ de signature vide, c'est que vous pouvez montrer plus tard qu'il y a eu refus, au lieu de devoir expliquer pourquoi il n'y a rien.
Oui. Une photo est toujours rattachée au rapport et peut en outre être rattachée à une pièce, à un constat et à une section. Pour chaque photo, on conserve sa provenance — appareil photo, galerie ou téléversement — et le moment où elle a été prise. Chaque photo a également une case indiquant si elle part dans le rapport pdf ; elle est cochée par défaut.
Via la mission d'inspection, oui. Le bail, l'immeuble, le lot et le locataire y sont rattachés, et une fois terminée, la mission pointe vers le rapport. Pour une mission, on suit sa date d'envoi, sa date d'ouverture, sa date d'achèvement et sa date d'expiration ; le statut que vous voyez est ouverte, consultée, expirée, terminée ou retirée. Le rapport lui-même ne conserve que le numéro de bail comme texte, avec les dates de début et de fin de la location à côté.
Oui. Un modèle enregistre les pièces et les éléments standards sous forme de données structurées. Il existe des modèles de la plateforme, disponibles pour toutes les organisations, et des modèles rattachés à une seule organisation ; dans la liste de choix, ils apparaissent ensemble, dans un ordre fixe. Un modèle que vous n'utilisez pas, vous le passez en inactif : il disparaît de la liste et continue d'exister.
Un état des lieux est rarement isolé — ces sujets s'y rattachent directement.
Rapport d'état des lieux d'un logement : que doit-il contenir ? → Immobilier d'entreprise : bureau, commerce et local d'activité → Signature électronique → Le bail modèle ROZ → Administration locative : baux, locataires et dossier →Les états des lieux d'entrée et de sortie font partie de RealGrip même : le même environnement que les baux, les locataires et la comptabilité.