Fini les tableurs et classeurs : RealGrip regroupe immeubles, lots, locataires, baux et documents, et automatise le travail récurrent — factures, révisions et relances.
Rédigez les baux à partir de modèles, faites-les signer électroniquement et archivez tout automatiquement. Renouvellements et résiliations sont suivis.
Les factures de loyer partent automatiquement, charges comprises. La révision annuelle (indexée) est calculée et annoncée, les relances d'impayés partent automatiquement — avec lien de paiement.
Tous les documents, paiements, états des lieux et échanges par locataire au même endroit. Le locataire consulte ses données dans le portail et signale les incidents en ligne.
✓Dans RealGrip, un locataire est une partie, et une partie est une organisation ou une personne — les deux dans le même registre.
✓Pour une personne morale, vous enregistrez le nom de l'organisation, et à côté le nom commercial, la forme juridique, le numéro KvK et le numéro de TVA. L'adresse, les coordonnées et les données bancaires figurent auprès de cette même partie.
✓Les dirigeants et les personnes de contact se rattachent à l'organisation comme parties à part entière, chacun avec un type de relation et une description de rôle libre.
✓Chaque rattachement indique si la personne est sans pouvoir, dotée d'un pouvoir individuel ou d'un pouvoir conjoint au nom de l'organisation.
✓Un pouvoir conjoint s'accompagne d'un groupe de signature indiquant le nombre de signataires requis. Ce groupe est rattaché à la personne morale, pas à un bail isolé.
✓Les locataires professionnels et les locataires particuliers figurent dans des registres séparés ; le bail indique duquel des deux il s'agit.
Enregistrer une société comme locataire, c'est plus qu'un nom dans un champ. RealGrip construit le dossier par couches : d'abord la personne morale, puis les personnes qui l'entourent, puis le bail, et ensuite ce qui s'y ajoute pendant la durée.
Vous enregistrez le locataire comme organisation. À côté du nom de l'organisation figurent le nom commercial, la forme juridique, le numéro KvK et le numéro de TVA. L'adresse, l'adresse e-mail, une adresse e-mail distincte pour les factures, le téléphone, le site web et les coordonnées bancaires appartiennent à cette même partie. Ces cinq champs professionnels n'existent que du côté professionnel : le registre des locataires particuliers ne connaît ni numéro KvK, ni numéro de TVA, ni forme juridique.
Les personnes s'enregistrent comme parties à part entière, puis se rattachent à l'organisation. Il n'existe pas de table distincte pour les dirigeants : un dirigeant est un rattachement portant le type correspondant. Ce type est un champ libre avec des exemples fixes — personne de contact, dirigeant, directeur, propriétaire — et non une liste de choix imposée ; si aucun ne convient, vous inscrivez le rôle dans le champ voisin. Vous pouvez désigner un rattachement par organisation comme le principal.
Le pouvoir de signature ne se trouve pas sur la personne mais sur le rattachement entre la personne et l'organisation : sans pouvoir, pouvoir individuel ou pouvoir conjoint. Un même dirigeant peut signer seul dans une société et seulement avec un autre dans une deuxième. Si le pouvoir est conjoint, le rattachement renvoie à un groupe de signature, et ce groupe indique le nombre de signataires requis — deux par défaut. Ce groupe est rattaché à la personne morale et non à un contrat, si bien que vous fixez la règle une seule fois et non à chaque bail.
Au-dessus des parties se trouve un dossier locataire avec son propre statut : brouillon, soumis, vérifié, actif, inactif ou archivé. La soumission et la vérification disposent chacune de leur propre champ de date. Le bail et les factures pointent vers ce dossier, et le dossier pointe vers la partie principale. La chaîne est donc : bail, dossier locataire, personne morale. Le bail lui-même indique si le locataire est professionnel ou particulier ; s'il est particulier, il renvoie au registre des particuliers au lieu du dossier professionnel.
Un bail commence au statut brouillon. Dans les calculs qui s'appuient sur les baux, il ne compte qu'à partir du moment où son statut est signé. La proposition de répartition de la TVA ne regarde que les baux signés, le décompte des charges les baux signés et résiliés, et le lettrage des opérations bancaires aussi les baux enregistrés comme déménagés ou permutés. Un bail au statut brouillon ne compte donc pas dans ces trois calculs.
Les montants mensuels figurent comme composantes distinctes : loyer, charges, internet, secrétariat, parking et divers, chacune avec son propre montant par mois et son propre taux de TVA. Le dépôt de garantie n'est pas un montant unique mais un solde avec ses mouvements en dessous — complément ou remboursement, par virement ou en espèces, avec le solde qui en résulte. Une indexation figure comme ligne distincte avec sa date d'effet, en pourcentage ou en euros, avec l'ancienne et la nouvelle valeur par composante ; chaque modification indique si elle a été annulée. Le dossier tient en outre un historique des mouvements du dépôt de garantie, des changements de statut, des modifications, des documents et des invitations au portail, avec l'utilisateur concerné.
En location de logements, le locataire est une personne. En local d'activité, c'est rare : vous louez à une société, et les personnes qui signent sont des dirigeants. RealGrip inscrit cette différence dans le système lui-même : deux registres distincts, où les relations, le pouvoir de signature et les groupes de signature n'existent que du côté professionnel.
Les deux figurent comme champs propres sur la personne morale, à côté du nom de l'organisation, du nom commercial et de la forme juridique. Ce sont des champs libres : RealGrip conserve ce que vous saisissez, sous la forme où vous le saisissez. La forme juridique est elle aussi un champ libre et non une liste de choix. Les données se trouvent sur l'organisation, et non cachées chez une personne de contact.
À l'organisation, vous rattachez les personnes qui en font partie : dirigeant, directeur, personne de contact ou propriétaire, chacune avec sa propre description de rôle et sa propre place dans l'ordre. Vous désignez un rattachement par organisation comme le principal. Sur la personne elle-même figurent la civilité, les initiales, le nom de famille, la fonction et la date de naissance.
Les deux extrémités d'un rattachement sont une partie, et une partie peut être une organisation. Vous pouvez donc rattacher une organisation à une autre organisation, par exemple avec le type de relation propriétaire. Ce que vous enregistrez ainsi, c'est ce rattachement lui-même : quelle organisation à quelle autre, dans quel rôle et avec quel pouvoir de signature. Le registre des locataires ne va pas plus loin que ce rattachement.
Un document du dossier locataire peut être rattaché à quatre choses : au dossier, à une partie précise, à un bail, ou à un locataire particulier. Un extrait KvK est ainsi rattaché à la personne morale, et une pièce d'identité au dirigeant à qui elle appartient. La catégorie et le type de document sont indiqués, tout comme la personne qui a téléversé le fichier. Les fichiers eux-mêmes se trouvent sur le stockage non public.
L'invitation au portail locataire se fait par personne, et pas seulement par dossier locataire. Chaque personne dispose de sa propre adresse d'invitation, de son propre moment d'invitation et de son propre statut de portail : aucun, invité, actif ou expiré. Chez un locataire professionnel, la personne de contact peut donc avoir accès au portail et le dirigeant non, ou les deux.
Dans un tableur, le locataire est une ligne avec un nom. La société se retrouve alors dans le même champ que le dirigeant que vous appelez, le numéro KvK est dans une remarque, et au bout de deux ans personne ne sait plus si ce dirigeant-là pouvait signer seul. Dans RealGrip, ce sont des données distinctes reliées entre elles : l'organisation, les personnes qui l'entourent, leur rôle, leur pouvoir de signature, les règles de signature et les documents qui s'y rapportent. Quand le bail arrive à son terme ou que la collaboration s'arrête, vous passez la partie en archivé — cette case existe sur la partie, sur le rattachement, sur le dossier et sur le document, si bien que les données subsistent.
Oui. Dans RealGrip, un locataire est une partie, et cette partie est une organisation ou une personne. Pour une organisation, vous enregistrez le nom de l'organisation, le nom commercial, la forme juridique, le numéro KvK et le numéro de TVA. L'adresse, le téléphone, le site web, les coordonnées bancaires et une adresse e-mail distincte pour les factures figurent auprès de cette même partie.
Sur la personne morale elle-même, comme champ propre à côté de la forme juridique et du numéro de TVA. C'est un champ libre : RealGrip conserve ce que vous saisissez. L'extrait lui-même, vous le conservez comme document, rattaché à cette même personne morale, avec sa catégorie et son type de document.
Oui. Chaque dirigeant est une partie à part entière que vous rattachez à l'organisation, avec un type de relation et une description de rôle libre. Il n'existe pas de table distincte pour les dirigeants : dirigeant et directeur sont deux des types que vous pouvez attribuer à un tel rattachement. Vous pouvez désigner un rattachement comme le principal, et c'est vous qui fixez l'ordre.
Par le pouvoir de signature inscrit sur le rattachement entre la personne et l'organisation : sans pouvoir, pouvoir individuel ou pouvoir conjoint. En cas de pouvoir conjoint, le rattachement renvoie à un groupe de signature, et ce groupe indique le nombre de signataires requis dans un champ propre — deux par défaut. Le groupe appartient à la personne morale, pas à un bail en particulier.
Ce sont deux registres différents. Un locataire particulier n'a ni numéro KvK, ni numéro de TVA, ni forme juridique, mais il a une nationalité, un second numéro de téléphone et l'indication du caractère permanent ou temporaire de la location. Les dirigeants, le pouvoir de signature et les groupes de signature n'existent que du côté professionnel. Le bail indique duquel des deux il s'agit.
Oui. Le pouvoir de signature se trouve sur le rattachement entre la personne et l'organisation, pas sur la personne elle-même, et une même personne peut être rattachée à plus d'une organisation. Elle a alors un pouvoir individuel dans une société et un pouvoir conjoint dans l'autre — deux rattachements distincts, chacun avec son propre pouvoir et son propre rôle.
Ces sujets prolongent l'administration locative et sont détaillés ailleurs sur le site.
Louer à des professionnels : bureau, commerce et local d'activité → Le bail modèle ROZ → Signature électronique → Le décompte des charges → Comptabilité : de la facture de loyer aux chiffres annuels → Enregistrer les états des lieux →L'administration locative est le cœur de RealGrip — états des lieux, comptabilité et portail s'y connectent parfaitement.